Critical success factors
Övergripande
arbetssteg
Genomförande
Fördelar
och Nackdelar
Möjliga
CSF-källor
Företagsbeskrivning
Intervjusammanställning
Mål och visioner
Övergripande mål
Prioriterade mål
Personliga mål
Information
Beslutsfattande
Informationstillgänglighet
Vilken form fås
informationen i?
Informationsöverflöd
Svårigheter
med måluppfyllelse
Egen uppfattning om kritiska
framgångsfaktorer
Datorn som
hjälpmedel
Arbetsuppgifter
Mått som används för att övervaka CSF och kritiskt informationsset
Bilagor
Bilaga 1 - intervjuunderlag
Arbetet är uppdelat i två delar, informationsbehovsanalys och IT-stöd. Informationsbehovsanalysen genomfördes med hjälp av CSF-metoden. Uppgiften skulle genomföras i en organisation med tre organisatoriska nivåer och den chef som intervjuades skulle inte vara under den tredje organisatoriska nivån. Vår organisation var Uppvidinge Gymnasieskola och vår chef var rektorn, Carl-Ivar Brandstedt. Efter genomförandet CSF-analysen skulle också en task/activity matris användas på en CSF.
Den andra delen av arbetet var IT-stöd. En elektronisk informationsplats skulle utvecklas för beslutsfattaren där han kan få sitt informationsbehov tillgodosett.
Eftersom det rådde viss osäkerhet om hur den andra delen skulle presenteras har vi valt att endast i korta ordalag presentera IT-stödet i denna rapport och hänvisar till Laboration 1 och 2 för mer utförliga beskrivningar.
Critical success factors, eller CSF, kan ungefär översättas som kritiska framgångsfaktorer. Detta innebär alltså sådana faktorer, "punkter" eller problemställningar, i en beslutsfattares arbete, som är av avgörande betydelse för att hans/organisationens övergripande mål ska uppnås. CSF är individuella för varje industri, företag och beslutsfattare och varierar beroende på uppsatta mål och över tiden.
CSF- metoden har två huvudaspekter:
Att finna en informationsmängd som stödjer olika grupper av chefer och är konsistent med organisationens övergripande mål.
En undersökningsmetod som preciserar vilka praktiska steg man ska genomföra för att göra det ovanstående.
Undersökningsmetoden CSF kan indelas i ett antal övergripande arbetssteg
Inledande analys av organisationen i allmänhet.
Intervjuer med chefer – utveckling av CSF:er.
Analys av de CSF som framkommit vid intervjuerna samt, i samråd med chefen, framtagning av mått för att övervaka CSF.
De mått man enas om bildar underlag till en sammanställning av det informationsbehov chefen har.
Specificering av informationsprocesser ur beslutsperspektiv och kommunikationsperspektiv.
Genomförandet av undersökningen kan gå till enligt följande:
Formulera målsättningar för undersökningen.
Intervjuförberedelser.
Genomförande av intervjun.
Analys av intervjun, vilket leder till att man får fram CSF.
Analys av CSF, samt framtagning av mått för att mäta CSF och de kritiska informationsmängderna.
Beskrivningsmodeller för användning och försörjning av informationen.
De främsta fördelarna med CSF är att det hjälper chefen att fokusera sitt arbete, eftersom han fått hjälp att prioritera bland sina arbetsuppgifter och identifiera vad som verkligen är avgörande för att uppnå de övergripande målen. En fördel är också att CSF analysen leder till att den informationsmängd som ska hanteras minskar då man kan koncentrera sig på att samla in den information som är relevant.
Nackdelarna eller begränsningarna hos CSF är att metoden främst är inriktad mot högre chefers information och beslutsfattande. Den kan inte heller användas till alla typer av system.
Interna källor – Sådana som är kopplade till organisationens strategier och visioner, faktorer som beslutsfattaren kan påverka och kontrollera.
Externa källor – Egenskaper som hör ihop med organisationens verksamhet men som ej kan påverkas i lika hög grad t ex tillgång på kompetens, konkurrenter.
Omgivning/miljö källor – Ligger utanför de externa källorna och är faktorer som organisationen är beroende av men som inte kan kontrolleras, t ex lagstiftning, infrastruktur.
Temporära källor – Eventuella händelser som om de inträffade skulle påverka organisationen i hög utsträckning.
Chefspositionen som källa – Varje chefsposition har ett antal CSF som är förknippade med just den positionen.
Vi var valt fokusera vårt arbete på att undersöka en gymnasierektors framgångsfaktorer. Gymnasieskolan vi valt är består av dels av ett Industriprogram, med inriktning träteknik och verkstad/verktyg, dels ett distansinriktat Samhälls- och Naturvetenskapligt program samt ett nyligen startat Aluminiumprogram.
Gymnasieskolan grundades 1988 och erbjöd då utbildning i form av Industriprogrammet samt det nu nedlagda Omvårdnadsprogrammet. Några år senare, 1991, lades grunden för det distansinriktade Samhälls- och Naturvetenskapliga programmet. Distansinriktningen innebär att eleverna har ett antal färre lärarledda lektioner i veckan, ca 25h mot vanligen 35h. Större vikt läggs därför vid självstudier. Många av de kurser/ämnen som studeras avslutas med en preparandkurs och tentamen på Hermods i Malmö under år 2 och 3.
Den senaste utbildningsgrenen, Aluminiumprogrammet, påbörjades hösten -98. Programmet är det enda av sitt slag i Sverige och är har framtagits i nära samarbete med näringslivet. Eleverna ges här en teknisk grundläggande utbildning med speciella kunskaper inom aluminium.
Vår intervjuperson är förutom rektor för Uppvidinge gymnasieskola även rektor för den komvuxutbildning som bedrivs inom kommunen. Det sammanlagda elevantalet på gymnasieskolan uppgår till ca 110 elever. Inom Komvux studerar ungefär det dubbla antalet, ca 200 st. Lärarkåren består av ca 25 deltid och heltidsanställda. Det finns förutom rektorn även en biträdande rektor på 50%, en kanslist 50% samt en syokonsulent, även denne deltidsanställd.
Som ytterst ansvarig finns skolchefen samt barn- och utbildningsnämnden inom kommunen.
Vårt arbete inleddes med att vi kontaktade Carl-Ivar Brandstedt, rektor för Uppvidinge Gymnasieskola, som gav sitt samtycke till en intervju. Efter att ha läst igenom den anvisade litteraturen gjordes en intervjumall (se bilaga 1) som kom att fungera som underlag och stöd under själva intervjuprocessen. Förutom intervjumallen sammanställdes även en presentation av CSF-metodens innehåll och syfte. Denna sammanfattning lämnades i förväg till Carl-Ivar för att förbereda honom på den kommande intervjuns inriktning.
Intervjun genomfördes av en i gruppen och var i stort öppen, vilket innebar att frågorna inte följdes slaviskt, utan fungerade som ett underlag, samt att denintervjuade tilläts att tala fritt. Hela intervjun bandades för att resten av gruppen skulle kunna bedöma utfallet och skriva en sammanfattning av den.
Intervjun genomfördes den 26 September 1999 med rektorn för Uppvidinge Gymnasieskola, Carl-Ivar Brandstedt. (Frågeunderlag se bilaga 1)
De övergripande målen preciseras av stat och kommun i gymnasieförordningar, skollagar och den kommunala skolplanen. Skolan har även satt upp sina egna övergripande mål för vad gymnasieskolans uppgifter är:
Att eleverna ska få sådana kunskaper och färdigheter att de kan fortsätta sina studier eller gå direkt ut i arbetslivet.
Att eleverna ska ha sådana kunskaper att de kan verka som goda samhällsmedborgare.
Att lära eleverna att visa respekt och förståelse för andra människor.
Att varje elev ska få stimulans att växa med uppgiften och ha möjlighet att utvecklas utifrån sina förutsättningar.
Målen för skolan har preciserats i en arbetsplan med övergripande långsiktiga mål och så kallade prioriterade mål vilka är sådana som man speciellt ska ägna sig åt under det kommande läsåret.
För 1999-2000 har man tre prioriterade mål för vilka särskilda handlingsplaner finns:
Skapa ordning och reda .
Utveckla arbetslagen, dvs. lärargrupperna.
Tydliggörande av de övergripande målen.
Carl-Ivar har lagt fram en ledningsdeklaration där han preciserar sin roll som rektor. Framförallt vill han vara en länk mellan personal, elever, styrelse och föräldrar, fungera som bollplank, pådrivare och stödjare samt se till att alla som önskar får regelbundna medarbetarsamtal och att personalen har en egen fortbildningsplan. För att uppnå de mål som finns preciserade i ledningsdeklarationen ägnar sig Carl-Ivar bl.a. åt konferenser, kontakter med eleverna (med klasser eller enskilda elever), telefonkontakt, personlig kontakt med föräldrar, medverkan vid föräldramöten. Lärarkontakten utvecklas framförallt genom konferenser en gång i veckan samt medarbetarsamtal.
Carl-Ivar fattar beslut på ett flertal olika nivåer, det kan gälla allt från om en elev ska få ledigt en eftermiddag till beslut rörande skolans framtid. Behovet av information varierar givetvis beroende på komplexiteten i frågan. När det gäller mer genomgripande beslut krävs t ex studier av diverse litteratur eller kontakt med personer både inom och utom skolan för att utöka sin kunskap.
Carl-Ivar upplever ibland, trots att delegering av beslutsfattande finns, att många beslut förläggs till honom även då andra personer har befogenhet och besitter kunskapen för att fatta samma beslut.
Tillgängligheten av relevant information vid mer komplexa beslutssituationer varierar. Oftast uppfattas det dock inte som ett problem att få tag i den information som man är i behov av. Tillfällen där mer information skulle vara önskvärd är främst i kontakten med politiker då de till stor del formulerar verksamheten. Skolan är alltså beroende av politikernas beslut för att kunna formulera långsiktiga mål. Carl-Ivar anser att informationen om dessa beslut ibland är bristfällig. Detta leder till att det blir svårare för skolan att fatta beslut om i vilken riktning man ska gå.
Carl-Ivar får information i skiftande former, muntligt, skriftligt, formellt och informellt. Han anser att det är lättare att ta till sig informationen om den är skriftlig då den som lämnar informationen tvingas att tänka till om vad det är för information som ska förmedlas.
Varannan vecka har man en konferens då alla kommunens rektorer samt skolchefen deltar. Där får han den viktigaste och mesta informationen när det gäller underlag för skolans strategiska beslut. Övrig information, om det händer något mellan konferenserna, förmedlas ofta genom telefon eller e-mail.
Carl-Ivar anser att han får mycket överflödig information från bl.a. försäljare, förlag etc., som han skulle kunna vara utan. Uppskattningsvis kastar han 25% av den post han får (brevledes). Överflödig information får han även i stor utsträckning via e-mail.
All information som rör skolan kommer till Carl-Ivar och det finns ingen eller inget som hjälper honom att filtrera bort överflödig information. Detta gör att mycket tid går till spillo och han skulle uppskatta hjälp inom detta område.
I och med att informationen från politiker ibland är bristfällig leder detta till att det blir svårare att uppfylla de mål som satts upp.
En annan svårighet med att genomföra målen är att få all personal att tro på och arbeta mot dem. Carl-Ivar anser att det är oerhört viktigt att alla inom organisationen arbetar mot samma mål, för att nå de mål man satt upp. När beslutet är fattat ska det lojalt följas av de anställda och det är således i formuleringen av målen som man försöker att få alla med sig, vilket i och för sig inte alltid är möjligt.
Carl-Ivar Brandstedt ansåg att följande faktorer är kritiska för skolans verksamhet:
Fungerande arbetslag
Gott rykte
Ekonomiska resurser
Rektorns roll som pedagogisk ledare
Carl-Ivar använder främst datorn till e-mail samt till att studera hur man ligger till i förhållande till sin budget. Framförallt är det hans kanslist och biträdande rektor som använder sig av datorn, exempelvis till elevregistreringar och schemaläggningar. Att ha en hemsida med färsk information är viktigt som ett ansikte utåt.
Dagen börjar kl. 07.30 med att Carl-Ivar går igenom dagens post. Först måste han dock hämta posten hos kanslisten som sitter 1 km bort i en annan av skolans byggnader. Genomgången av posten kan ibland ta flera timmar, det kan vara allt från protokoll från styrelser och möten, till information från skolverket etc . Carl-Ivar är med i 18 olika grupper, t.ex. marknadsgrupper, byggnadsgrupper och liknande vilket ger upphov till 3-4 möten per vecka. Mycket av tiden ägnas också åt marknadsföring av skolan. Den dagliga kontakten med personal/elever samt en nära kontakt med näringsliv, närsamhället och andra skolor upptar även mycket av tiden. Varje onsdag har lärarna och rektorn ett möte mellan 14-17. I övrigt är det ofta mycket att läsa och planera t ex inför studiedagar. Carl-Ivar ansvarar också för komvux och kunskapslyftet. Även försäljning av utbildningar till företag faller på hans lott.
Huvuduppgiften, det han egentligen vill syssla med, att vara pedagogisk ledare, hinner han inte med så mycket som han vill eftersom det är så mycket annat som måste göras. Detta tror han är ett vanligt problem bland skolledare i hela landet. En lösning på detta problem tror han kan vara att man lyfter en del av de övriga arbetsuppgifterna från rektorn så att han inte behöver delta i allt.
De CSF som Carl-Ivar lade fram stämmer tämligen väl överens med vad vi uppfattar som Chefens CSF. De kritiska framgångsfaktorer som Carl-Ivar tog upp är:
Fungerande arbetslag
Gott rykte
Ekonomiska resurser
Rektorns roll som pedagogisk ledare
Efter diskussion och analys av intervjusammanfattningen tyckte vi oss se tre tydliga CSF:
Fungerande arbetslag
Kritiska externa kontakter
Tid att vara en pedagogisk ledare
För att uppnå de övergripande målen för skolan blir Carl-Ivars uppgift att stimulera och informera lärarna vilka är de som har mest ansvar för att eleverna får den kunskap som fastställts. Därför är fungerande arbetslag en av de kritiska framgångsfaktorerna för rektorn.
Ytterligare en kritisk framgångsfaktor är väl fungerande kontakter med näringsliv, politiker samt blivande elever och föräldrar. Detta kan innebära möten, konferenser, studiedagar, öppet hus etc. i syfte att marknadsföra skolan.
Skolsystemet har de senaste åren genomgått många förändringar. Detta kräver en väl insatt rektor då det är han/hon som ska förmedla och stå som ytterst ansvarig för att detta görs på rätt sätt och sedan förmedla detta till resten av organisationen. Carl-Ivar anser sig inte ha den tid han önskar för att uppfylla sin roll som pedagogisk ledare.
Fungerande arbetslag: De mått som kan användas för att mäta hur väl arbetslagen kan vara medarbetarsamtal, både individuella och i grupp. Den information som framkommer vid medarbetarsamtal kan användas för att ytterligare utveckla arbetsgrupperna där arbetet inte har varit helt tillfredställande. I förlängningen bör fungerande arbetslag också leda till att undervisningskvalitén höjs, vilket i sin tur kan förbättra elevernas studieresultat.
Kritiska externa kontakter: Eftersom så många olika intressegrupper omfattas av denna CSF har vi valt att dela upp måtten.
För att mäta kontakterna med näringslivet måste den som har kontakten komma fram till vad han/hon förväntar sig av den. Ett exempel kan vara att han söker praktikplatser till elever, måttet blir vilka och vilken typ av kontakter som ger praktikplatser. Av detta kan han dra slutsatser om vilka företag han ska fokusera sig på och vilket kontaktsätt som är mest givande.
Externa kontakter med andra skolor och rektorer måste vara givande, dvs. att de ger chefen något som han inte tidigare visste och/eller något som kan användas i hans organisation. Detta kan t ex leda till att han inför nya arbetssätt inom organisationen och studerar utkomsten av dessa.
Kontakter med blivande elever och deras föräldrar, t ex genom besök på högstadieskolor, kan mätas genom att titta på mängden ansökningar från de besökta skolorna. Därefter kan man jämföra ansökningsstatistiken från tidigare år och se samband mellan marknadsföringsaktiviteter och resultat. Utifrån detta utformar och anpassar man sin vidare marknadsföring.
Kontakten med politikerna skulle kunna mätas genom att titta på de beslut som tas, och då se huruvida de överensstämmer med de förslag och dylikt som rektorn framfört.
Tid att vara pedagogisk ledare: Att Carl-Ivar känner att han inte alltid kan prioritera sin roll som pedagogisk ledare så högt som han skulle önska. Ofta upptas hans tidsschema av andra uppgifter som lika väl skulle kunna utföras av någon annan. Lösningen kan vara en avlastning i form av nyanställning eller utöka arbetstid för administrativ personal. Måttet på detta CSF blir högst personligt då det är upp till Carl-Ivar att känna efter om han har den tid som krävs för att leva upp till sin roll som pedagogisk ledare.
Task/Activity analysen syftar i vårt fall till att få en djupare och mer detaljerad förståelse för ett specifikt CFS, vi har fokuserat på marknadsföring. Marknadsföring är för Uppvidinge gymnasieskola en betydelsefull faktor eftersom eleverna inom kommunen har möjlighet att välja gymnasieskola. Eleverna kan välja mellan Växjö, Vetlanda samt Uppvidinge kommuns gymnasieskolor. Då vår utvalda skola är förhållandevis liten innbär detta att rektorns uppgifter är många och av skilda slag. En stor del av Carl-Ivars tid ägnas just åt olika marknadsföringsaktiviteter varför vi valt att gå in djupare på detta område med hjälp av en Task/Activity analys.
Task/Activity är uppdelad i fyra grundläggande steg:
Fastställande av arbetsuppgifter, innebär att den intervjuade gör ett försök till att formulera sina övergripande arbetsuppgifter inom en utvald framgångsfaktor. En indelning sker här mellan jobbspecifika, kunskapsbyggande och administrativa kunskapsuppgifteruppgifter.
Framtagande av tidsfördelning mellan arbetsuppgifterna som identifierades i steg ett. Då den intervjuade ägnar olika mycket tid åt skilda uppgifter krävs en kartläggning av detta. Detta sker genom att varje arbetsuppgift, av den intervjuade, tilldelas viss procentsats i förhållande till den tid som ägnas åt den.
Fastställande av aktiviter som ingår i arbetsuppgifterna. Varje arbetsuppgift innehåller en eller flera dominerande aktiviteter vilka i detta steg identifieras. Aktiviterna betygsätts efter en skala mellan 1-10, där 10 poäng visar högsta signifikans och 1 den lägsta. Här sker således inte en bedömning av den tid som läggs ner på respektive aktiviet utan vikten av att aktiviteten utförs.
Skapande av aktivitetsprofilindex (se tabell nedan). Detta steg innebär en multplikation av aktivitetsbetydelse (1-10p) och tidsfördelning (1-100%), vilka tidigare har fastställts. Resultatet av detta visar på varje uppgifts/aktivitets prioriteringsgrad i den intervjuades arbete.
Namn:Carl-Ivar Brandstedt |
Task/Activity matris |
Datum 991003 |
||||||||||||||||||
Activities |
% av tiden |
Aktiviteter |
Stödaktiviteter |
|||||||||||||||||
Inhämtande |
Design |
Beslut |
Kommunikation |
Administration |
||||||||||||||||
Tasks |
Scan |
Monitor |
Search |
Model |
Plan |
Organize |
Schedule |
Author |
Formulate |
Analyze |
Choose |
Present |
Persuade |
Motivate |
Input data |
Format |
File/retrieve |
Receive/distribute |
||
Jobb specifika |
||||||||||||||||||||
1. Deltagande/
|
20% |
3 |
3 |
7 |
7 |
7 |
10 |
10 |
10 |
6 |
||||||||||
2. Org. av info möten |
5% |
7 |
8 |
8 |
7 |
5 |
6 |
|||||||||||||
3. Framtagn. av broschyrer |
15% |
7 |
8 |
8 |
6 |
7 |
10 |
10 |
10 |
10 |
10 |
8 |
||||||||
4. Möten med näringslivet |
10% |
2 |
7 |
7 |
7 |
5 |
||||||||||||||
5. Bevakn. av gym. skolor |
5% |
2 |
5 |
5 |
3 |
2 |
||||||||||||||
Kunskapsbyggande/
|
||||||||||||||||||||
6. Studie av de bästa gym. skolorna |
10% |
3 |
2 |
5 |
5 |
5 |
3 |
|||||||||||||
7. Möten med näringslivet |
10% |
2 |
3 |
3 |
||||||||||||||||
8. Deltagande i kurser |
10% |
3 |
3 |
3 |
||||||||||||||||
9. Bevara nätverkskontakter |
10% |
3 |
3 |
3 |
4 |
4 |
||||||||||||||
Administrativa kunskapsuppgifter |
||||||||||||||||||||
10. Prioritering och org. av marknadsföringsakt. |
5% |
2 |
5 |
6 |
8 |
2 |
2 |
|||||||||||||
Aktivitets tid och viktighets index |
100% |
0 |
14 |
13 |
0 |
38.5 |
38 |
16 |
22 |
0 |
9 |
20 |
52 |
47 |
47 |
43 |
18 |
12 |
4 |
|
Av matrisen kan utläsas att den mest betydelsefulla uppgiften inom marknadsföring, enligt Carl-Ivar, rör kommunikation och då närmare bestämt presentation och framförande. Detta kan t ex innebära att leda informationsmöten, öppet hus och diverse kontakter med näringslivet och potentiella elever. Att övertyga (persuade) och motivera (motivate) är de delaktiviteter som får de näst högsta poängen, även dessa hamnar inom aktiviteten kommunikation. Man kan också utläsa att den mesta tiden (20%), av den tid som ägnas åt marknadsföring, går till deltagande/presentation vid informationsmöten.
Tidsmässigt är det framtagning av broschyrer som hamnar på andra plats och sedan är det en hel del uppgifter (tasks) som kräver lika stor del av tiden.
Vi har utarbetat en elektronisk informationssida för Carl-Ivar Brandstedt. Detta för att underlätta hans kontakter med omvärlden och de betydelsefulla personer i hans miljö som påverkar gymnasieskolans verksamhet.
Sidan är uppdelad i två huvudgrupper: Företag/Näringsliv samt Utbildning. På ett enkelt sätt kan Carl-Ivar under rubriken företag/näringsliv finna telefonnumret till sin kontaktperson samt nå företagets hemsida, där sådan finns. När det gäller utbildning är den uppdelad i ett antal olika nivåer. Politiska kontakter med t ex kommun och skolverket, samt kontakter med andra gymnasieskolor.
Syftet med sidan är dels att spara tid då omvärldskontakterna finns samlade på en sida. Informationsinhämtande av olika slag underlättas också då sidan både är en informationsbank (länkarna till hemsidor) samt en telefonbok. Förutom detta vore det önskvärt att för varje företag/skola skriva in anteckningar om när den senaste kontakten togs och vad som då avhandlades, så att Carl-Ivar slipper att hålla all information i huvudet eller på spridda papper. Vi hade dock inte möjlighet att utveckla denna tanke i praktiken.
Något som Carl-Ivar upplevde som tidödande var den stora mängd överflödig junkmail som han dagligen erhöll. Detta problem skulle delvis kunna lösas genom filtrering. Återkommande avsändare kan helt enkelt filtreras bort och kastas direkt, innan Carl-Ivar läser den dagliga e-mail skörden. Genom filtering kan man också sortera in den information som kommer i olika fack och mer systematiskt kunna angripa posten. Det kan även bli lättare att gå tillbaka och hitta gamla mail om de är sorterade efter t ex avsändare eller ämne.
Den elektroniska informationsportal är endast ett utkast, baserad på den information som gjorts tillgänglig för oss. Det finns stora möjligheter för Carl-Ivar att utveckla sidan och lägga till uppgifter antingen själv eller genom att ta hjälp av t ex skolans dataansvarig.
Som rektor för gymnasieskolan innebär de kritiska framgångafaktorerna till stor del att påverka andra människor. Som pedagogisk ledare är en av uppgifterna att se till att skolans arbetslag fungerar väl. Detta kan innebära att utveckla och entusiasmera lärarlagen då en av skolans målsättningar är att ge eleverna en utbildning av god kvalité.
Vidare är en viktig del av Carl-Ivars arbete att marknadsföra skolan på bästa sätt. Detta för att öka antalet elever samt uppnå bra kontakter med näringslivet. Syftet med näringslivskontakter är dels att skapa goda förutsättingar för elevernas praktik dels att få bekräftat att utbildningarna svarar mot näringslivets förväntingar. Ett resultat av goda näringslivskontakter är utvecklandet av det relativt nystartade Aluminiumprogrammet. Goda relationer med politiker är även av stor betydelse, då det dels är de som förser skolan med dess yttersta riktlinjer och förfogar över de ekonomiska resurserna.
Ett problem för att konkret mäta måluppfyllelse för gymnasieskolan är att måtten snarare är kvalitativa än kvantitativa. Relationen mellan de kritiska framgångsfaktorerna och skolans målsättning blir komplex då man egentligen inte vet om man har nått målet eller inte. Det blir snarare fråga om faktorer som man har förhoppningar om ska leda till tex goda samhällsmedborgare, elever som visar respekt och förståelse osv. En jämförelse kan göras med en vinstdrivande organisation där chefens agerande kan avspeglas i konkreta mått såsom försäljningssiffror.
Det mest framträdande i analysen av intervjun var de spridda uppgifter arbetet innebar. Även rektorn uttryckte en önskan om att kunna prioritera rollen som pedagogisk ledare, vilket idag fick stryka på foten då andra uppgifter kräver uppmärksamhet. Då tidbrist är ett problem upplevde även rektorn överflödig information som ett tidsödande och därför störande moment.
Personligen upplevde vi CSF-metoden som ett bra tillvägagångssätt eftersom den gav bred och djup inblick i rektorns arbetssituation. Förarbetet till intervjun innebar ett försök att sätta sig in i beslutsfattarens situation, detta för att kunna formulera de förhoppningsvis rätta frågorna.Utfallet av intervjun och de begrepp CSF-metoden innebär, klarnade framförallt under analysprocessen. Resultatet gav i stort svar på det vi hade sökt, även om det var svårt att under intervjun veta om man ringat in de kritiska framgångsfaktorerna.Vår intervjuperson verkade uppleva intervjusituationen som givande och uppvisade dessutom ett intresse för vår uppgift.
Vissa svårigheter har upplevts vad gäller tolkningen av Task/Activity-uppgiften. Enligt vår tolkning av avsnittet i Personal Productivity om Task/Activity-analys ska denna utföras på beslutsfattarens samtliga arbetsuppgifter. I arbetsbeskrivningen från Jan Aidemark skulle en CSF väljas ut och en Task/Activity-analys skulle genomföras på denna. Detta resulterade i att uppdelningen av arbetsuppgifterna upplevdes som alltför deltajerade och var svåra att urskilja då flera av dem gick in i varandra. Vidare upplevde vi textbokens genomgång av denna uppgift samt de begrepp den innehöll som bristfällig. Detta ledde till oklarhet och viss osäkerhet av själva genomförandet av uppgiften. Frågor ställda av intervjupersonen kunde inte besvaras på ett tillfredställande sätt. Det kom snarare att handla om en gemensam tolkning av vad textbokens beskrivning av ett begrepp kunde tänkas innebära. Detta innebar även att poängsättningen på diverse aktiviteter blev något av en gissning.
Sammanfattningsvis upplevde vi att intervjun samt analysen av den var mycket mer givande och klarare i sin struktur än Task/Activity-uppgiften. För att denna skulle kunna fungera bättre anser vi att en grundligare genomgång i litteraturen vore önskvärd.
Gordon B Davies, J David Naumann, Personal productivity with information technology, 1997, McGraw-Hill,
John F Rockhart, Chief executives defines their own data needs, 1979, Harvard Business Review
John F Rockhart, C. Bullen, A primer on CSF
Diskutera rektorns mål? Vilka mål har organisationen? Vilka mål har du? Stämmer de överens?
Hur skulle du beskriva din roll i organisationen?
Fattar du ofta beslut? Vilka beslut? Finns det tillräckligt med information för att fatta bra beslut?
Får du någon feedback på att du har fattat rätt beslut? Hur?
Vilka arbetsuppgifter har du, och vad måste du göra för att uppnå målen? Kortsiktigt och långsiktigt.
Finns det svårigheter med att uppnå målen? Vilka och varför?
Vilka är dina kritiska framgångsfaktorer? organisationens? (5 perspektiv – intern, extern, miljö, temporära, chefsposition)
Vilka tre av CSF skulle orsaka mest skada om de gick fel?
Vilken information krävs för att uppnå dina mål? Hur, var får du information?
I vilken form tycker du att information är lättast att ta till sig och tolka?
Vilka rapporter får du varje vecka? (informella, formella, skriftliga, muntliga etc.)
Lämnar du information t ex i form av rapporter till överordnad?
Får du information som du tycker att du skulle klara ditt arbete lika bra utan?
Finns det något som skulle underlätta ditt beslutsfattande?
Hjälper någon dig att sålla information?
Om du varit borta ett tag utan kontakt med jobbet, vad är det första du skulle vilja bli informerad om?
Är datorn ett hjälpmedel?
Vad skulle du önska att datorn hjälpte dig med?
Vad använder du datorn till i dagsläget?